מהו תקציב ? ולמה עסק צריך אותו ?
תקציב הוא תכנית פיננסית מפורטת שכוללת תחזיות פיננסיות עתידיות המבוססות על מטרות ויעדים ופעולות נדרשות למימושם ע"י השגת משאבים ושימוש בהם. ניתן לאמור שתקציב הוא מפה פיננסית, מדריך לתפעול העסק ואחד הכלים החשובים ביותר בניהול עסקים מכל הסוגים, קטנים, בינוניים וגדולים. ניהול תקציב אינו ערובה להצלחתו של העסק אולם ללא ספק ימנע את כישלונו ולכן ניהול תקציב, חיוני לעסק, גם אם הוא עסק קטן. היתרונות בניהול תקציב בעסק הם:
• הדגשת חשיבותם של קביעת מטרות ויעדים לעסק,
• גידול במוטיבציה והנעת עובדים להשגת המטרות והיעדים,
• הדגשת חשיבות קשרי הגומלין בין התחומים השונים של העסק והשפעתם על קבלת ההחלטות מאוזנות ונכונות בכל אחד מתחומי העסק,
• תיאום וסנכרון פעילויות טוב יותר בין המחלקות או העובדים בעסק,
• התקציב ישמש כאמת מידה BENCHMARK לבקרה על ביצועי העסק ורווחיותו בהשוואה ליעדים (בקרה תקציבית – השוואת תקציב מול ביצוע),
• התקציב יאפשר שליטה טובה יותר על ההכנסות, ההוצאות ותזרים המזומנים בעסק.
• הבקרה התקציבית תביא לזיהוי נקודות בעייתיות בעסק ותיקונם ע"י קבלת החלטות ניהוליות ועסקיות נכונות שיביאו לשיפור בביצועי העסק וברווחיותו.
• הבקרה התקציבית תביא לגילוי מוקדם של בעיות בעסק שתאפשר קבלת החלטות בזמן אמת ונקיטה בצעדים מתאימים להקטנת הנזק. עסק שאינו מנהל תקציב יגלה בעיות בעסק כגון רווחים נמוכים או הפסדים באיחור רב, לאחר שנסתיימה שנת הכספים ונערכו הדוחות הכספיים בשנה שאחריה או כאשר העסק נקלע לקשיי תזרים מזומנים, דבר שיקשה על תיקון הבעיות.
תקציב אפקטיבי כולל תכנית לטווח קצר, על בסיס חודשי, לתקופה של שנה ותוכנית לטווח ארוך על בסיס רבעוני או שנתי, לתקופה של שלוש עד חמש שנים. התוכנית לטווח ארוך מתעדכנת כל שנה עם הכנת התוכנית לטווח קצר. תהליך הכנת התקציב מתחיל במהלך שלושת החודשים האחרונים של השנה שלפני תחילת שנת התקציב, כדי שיהיה מספיק זמן לאיסוף נתונים וביצוע הכנות.
הכנת התקציב הינו תהליך מקיף לכל תחומי הפעילות של העסק שכולל בחובו קביעה של מטרות ויעדים לטווח קצר וארוך. במסגרת תהליך זה, ההנהלה מקבלת החלטות שמתורגמות למונחים כספיים בתחומי המכירות והשיווק, הרכש, הייצור, התפעול, ההשקעות, מקורות המימון וניהול הכספים. הכנת תקציב מקיף יאפשר לנו למדוד את היקף ההשפעה של ההחלטות הנ"ל, על הרווח הנקי, תזרים המזומנים והמצב הכספי. יש לציין שקיימים גם קשרי גומלין בין ההחלטות. לדוגמא החלטה על צפי המכירות תשפיע על היקף הייצור, רכש חומרי גלם, עבודה ישירה וכל הוצאה משתנה שמושפעת מהמכירות. החלטה על היקף מלאי שיחזיק העסק בסוף כל תקופה תשפיע על היקף הרכש.
תהליך הכנת התקציב מורכב משני שלבים :
- קבלת החלטות בתחומי המכירות והשיווק, הרכש, הייצור, התפעול, ההשקעות, מקורות המימון וניהול הכספים. אנחנו צריכים לשאול את עצמנו מספר שאלות ולענות עליהם, כגון : מה יהיו המכירות בשנה הראשונה ? מה יהיה הגידול במכירות בשנים העוקבות ? איך נתמחר את המוצרים ו/או השירותים ? או – מה יהיו מחירי המכירה של המוצרים ו/או השירותים ? כמה יעלה לנו ליצר את המוצר ? כמה מלאי חומרי גלם ו\או תוצרת גמורה נצטרך להחזיק ? מה יהיו הוצאות התפעול – התקורה ? כמה עובדים נצטרך ? כמה יעלה לנו להעסיק אותם ? האם נצטרך להשקיע במכונות ציוד, מתקנים וכיו"ב ? כמה נצטרך להשקיע ? מתי נצטרך להשקיע ? מהו היקף ותנאי האשראי שניתן ללקוחות ? מהו היקף ותנאי האשראי שנקבל מהספקים ? האם נצטרך אשראי והלוואות נוספים מבנקים או מקורות אחרים ? כמה נצטרך ? מהם התנאים ? האם יש ברשותנו בטחונות מספיקים להעמיד לבנקים ?
- תרגום החלטות אלה לתקציבים תפעוליים וכספיים כמפורט להלן :
• תקציב מכירות,
• תקציב מלאי סגירה,
• תקציב יצור,
• תקציב רכש חומרי גלם (עסק יצרני),
• תקציב רכש סחורות (עסק מסחרי),
• תקציב עלויות עבודה ישירות,
• תקציב עלויות חרושת,
• תקציב הוצאות תפעול – מכירה, הנהלה וכלליות,
התקציבים התפעוליים מהווים חלק מהתוצר הסופי של התקציב שכולל דוחות כספיים חזויים כמפורט להלן :
• תקציב הכנסות והוצאות – רווח והפסד.
• תקציב תזרים מזומנים.
• תקציב השקעות ומקורות מימון (מהווה גם חלק מתקציב תזרים המזומנים).
• מאזן מתוקצב.
איך מכינים דוחות כספיים חזויים ?
שלב 1:
נכין את תחזית המכירות שמהווה המרכיב העיקרי שמבוסס על סדרה של החלטות בתחום המכירות והשיווק. בבניית תחזית המכירות, ניקח בחשבון את המכירות בשנים קודמות, המצב הכלכלי במשק בכללותו ובענף\שוק שבו פועל העסק, מחזוריות או עונתיות המכירות, תמהיל המוצרים, מחירי המוצרים לרבות אסטרטגיית המכירות והשיווק.
אחרי שחזינו את המכירות יש לחזות את העלויות וההוצאות שניתן לחלקם לשתי קטגוריות :
• הוצאות קבועות : אלו הוצאות שאינן מושפעות מהיקף המכירות של העסק ויש לשאת בהם בכל מקרה גם אם לעסק לא יהיו מכירות. הוצאות אלה כוללות הוצאות תקורה כגון משכורות הנהלה ופקידות, שכר דירה, ארנונה והוצאות הנהלה וכלליות אחרות. בנוסף לכך יש לקחת בחשבון את הוצאות השיווק והפרסום. בד"כ העסק יתקצב סכום קבוע לשיווק ופרסום כל שנה. סכום זה יתחלק במהלך השנה לפי אחד ממשני אופנים : (1) חלוקה ל- 12 חודשים (2) חלוקה לפי חודשים ספציפיים.
• הוצאות משתנות : אלו הוצאות שמושפעות מהיקף המכירות של העסק והן משתנות בהתאם לשינוי במכירות. הוצאות אלו כוללות בד"כ עלות חומרי גלם בעסק יצרני, עלות סחורות בעסק מסחרי והוצאות שמחושבות לפי אחוז מהמכירות כגון עמלות מכירות וכיו"ב. עבודה ישירה וחרושת מהוות בד"כ הוצאות משתנות, אולם במקרים מסוימים נתייחס אליהם כאל הוצאות קבועות, במיוחד בעסקים קטנים.
שלב 2:
נכין תחזית תזרים מזומנים מפעילות שוטפת שמורכבת מתקבולים ממכירות ותשלומים שמבוססים על תחזית המכירות וההוצאות בשלב 1 לעיל. ההבדל הוא בכך שהתקבולים והתשלומים לוקחים בחשבון את תנאי האשראי שניתנים ללקוחות ושמתקבלים מספקים ונותני שירותים, היקף המלאי שיחזיק העסק ואחרי נטרול הוצאות שאין כנגדם תנועת מזומנים כגון פחת והפחתות.
שלב 3:
נכין את תקציב ההשקעה והמימון הנדרש שמורכבת מהשקעות ברכוש קבוע כגון מכונות, ציוד, מחשבים, מתקני יצור, מבנים, וכיו"ב. השקעות אלה צריכות להיות מתוכננות בנפרד במסגרת תכנית השקעה שכוללת צפי צרכי ההשקעות לשנה הבאה והדרך שלפיהם ימומנו (מימון עצמי, הלוואות, ליסינג). כמו כן ניקח בחשבון את היקף הגידול הצפוי בהון חוזר והמימון הנדרש.
שלב 4:
נצרף את תקציב ההשקעה ברכוש קבוע והמימון הנדרש להשקעה ברכוש קבוע והון חוזר, לתחזית תזרים המזומנים מפעילות שוטפת כדי לקבל את תחזית תזרים המזומנים המלאה.
שלב 5:
נכין את צפי המאזן שמבוסס על הנתונים משלבים 1, 2, 3 ו- 4 לעיל.
אחרי שהכנו את התקציב, איך נשתמש בו ?
כאמור התקציב ישמש אותנו כאמת מידה לבקרה על ביצועי העסק. שימוש נכון ואפקטיבי בתקציב כולל בקרה וביצוע תיקונים והתאמות נדרשות בעקבותיה לתקציב. הבקרה התקציבית תתבצע בתדירות שלפיה בנוי התקציב, דהיינו תקציב שבנוי על בסיס חודשי תתבצע עליו בקרה בתדירות חודשית, תקציב שבנוי על בסיס רבעוני תתבצע עליו בקרה בתדירות רבעונית. חשיבות התקציב עולה כאשר מדובר בעסק חדש או עסק שנמצא בצמיחה או עסק שנכנס לתחומים חדשים. לשם כך יש להכין דוחות בקרה תקציבית שיכללו שלושה עמודות :
- תקציב – תחזית הכנסות והוצאות
- ביצוע – הכנסות והוצאות בפועל
- ההפרש – ההפרש בין התקציב לביצוע בפועל. יש לנתח הפרש זה ולאתר את הגורמים לו ולנקוט בצעדים מתקנים מתאימים. כאשר לדוגמא ההכנסות בפועל פחות מהתחזית אזי נאתר את הגורמים לכך שעלולים להיות כניסה של מתחרים חדשים לשוק, הפסד לקוחות, מחירי מכירה גבוהים מדי, איכות מוצרים נחותה לעומת המתחרים, יעדי מכירות אופטימיים מדי וכו… דוגמא נוספת כאשר עלות המכירות בפועל גבוהה מהתחזית אזי הגורמים לכך יכולים להיות עלייה בלתי צפויה במחירי חומרי הגלם, עלייה בשכר עובדי הייצור, עלויות חרושת גבוהות מהמתוכנן, ירידה בפריון ויעילות הייצור וכו… אחרי שאיתרנו את הגורמים יש לנקוט בצעדים מתקנים כגון הגדלת מאמצי המכירה והשיווק, שיפור באיכות המוצרים, מציאת לקוחות חדשים, כניסה לשווקים חדשים, איתור ספקי חומרי גלם במחירים זולים יותר, ייעול תהליך הייצור במטרה לחסוך בחומרים, עבודה וחרושת וכו…
לסיכום : היתרונות בהכנת תקציב וניהול בקרה תקציבית בעסק עולים על המאמץ הנדרש לכך.