תכנית הבראה / התייעלות

מהי תכנית הבראה ?

תכנית הבראה לעסק הינה סדרה של פעולות ומהלכים עסקיים שננקטים ע"י העסק כדי לעבור תקופה קשה או משבר כספי שנקלע אליו. תכנית הבראה הינה כלי ניהולי אסטרטגי לקבלת החלטות עסקיות נכונות, במצבים של ירידה בפעילות העסקית או הרעה במצב הכספי, להצלת העסק, השם והמוניטין שנבנה בעמל רב לאורך שנים רבות.

מטרת תכנית ההבראה היא להכריז על תחילתו של תהליך ההבראה וקביעת הפעולות המידיות שיש לבצע כדי למנוע חדלות פירעון של העסק, להפחית את הסיכונים, למנוע הפרעה לפעילות הסדירה ולשמור על נכסיו.

מתי נצטרך תכנית הבראה ?

נדיר שעסק נקלע לקשיים בגלל גורם אחד. ברוב המקרים, עסקים נקלעים לקשיים בגלל מספר גורמים שפועלים ביחד ליצור מצב של חוסר יעילות, רווחיות נמוכה או הפסדים. יש לנתח את מצב  העסק ולאור הניתוח לזהות את ההחלטות העסקיות השגויות שנעשו ע"י ההנהלה שהביאו למשבר שבו הוא נמצא כיום. מנהלי עסקים שנכשלים בהשגת היעדים שנקבעו, מנסים לפתור את הבעיה לדוגמא ע"י פתיחת סניפים נוספים, הגדלת הוצאות הפרסום וכיו"ב. התוצאה בד"כ הפוכה לזאת המיוחלת, כאשר הסניפים הנוספים שמפסידים והפרסום הנוסף שהתברר כלא יעיל הביאו לצריכה מהירה יותר של המזומנים שזירזו את תהליך הכישלון העסקי וההגעה למשבר.

מנהלי עסקים שמצליחים בתחום מסוים מניחים שיוכלו להצליח בכל תחום אחר. המציאות היא אחרת. עסקים מגיעים לביצועים נחותים מאחר ואינם מתמקדים בעסקי הליבה; במקום זאת מתפזרים לפעילויות בתחומים נוספים ללא ידע וניסיון מספיקים בהם. עסקים אלה מדממים ולכן עצירת הדימום היא אחת המטלות בתהליך ההבראה. נדיר הוא המצב שמוצרים, לקוחות, שירותים או חוזים רווחיים בצורה שווה. חלק מהם מאד רווחי וחלק אחר פחות רווחי או מפסיד. כאשר משלבים את המפסיד עם הרווחי נוצרת תמונה כללית לא מחמיאה מבחינה כספית. זיהוי וסילוק של מוצרים, לקוחות ,שירותים וחוזים מפסידים, יגרמו לשיפור מהותי ברווחיות הכללית של העסק. אי לכך יש להפסיק פעילויות מפסידות בעסק שצורכות משאבים, זמן הנהלה ותשומת לב שיופנו להתמקדות בשיפור הרווחיות והביצועים של עסקי הליבה בעסק. כמו כן יש לממש נכסים שקשורים לפעילויות מפסידות ולייצר מזומנים לתמיכה בעסקי הליבה.

אחרי שעצרנו את הדימום יש לתכנן את צמיחתו של העסק. צמיחה או חדלות עסקית הינו חוק נצחי בעסקים. חברה שלא מתמקדת בצמיחה תביא למצב של מעבר לקוחותיה למתחרים, החמצת טכנולוגיות חדשות, מעבר עובדים למתחרים ואיבוד הזדמנויות. עסק במצב כזה צפוי למות. אין מקום לעמוד מלכת בעסקים. הסביבה העסקית הינה סביבה דינמית ומשתנה ועסק מצליח צריך להיות בהתאם. אפילו עסק במשבר צריך למצוא דרך לצמיחה. הבעיה היא שחברות במשבר או עם ביצועים עסקיים נחותים יחסית למתחרים, ברשותם משאבים מוגבלים שניתן ליעדם לצמיחה. תכנית ההבראה באה בין היתר לתת מענה לבעיה זו.

בבואנו לנתח את מצבו של עסק שנקלע לקשיים, יש לבצע הערכה ריאלית למצבו ע"י השוואת ביצועיו לביצועי המתחרים הטובים ביותר. אחרי כן יש לקבוע יעדים לעסק, ל- 3 חודשים, ששה חודשים, שנה, שנתיים ו- 3 שנים. את היעדים שנקבעו, מומלץ לפרקם לסדרה של תת יעדים מוגדרים היטב היות וקל יותר להגיע ליעד כאשר מפרקים אותם.

אם חברה נמצאת על סף פשיטת רגל, יהיה לא חכם להשקיע בקביעת יעדים. מצד שני חברות רבות נקלעו לקשיים מכיוון שהם ויתרו על תכנון לטווח ארוך לטובת הגשמת יעדים לטווח קצר. ולכן הדבר החכם הוא לאזן בין הגשמת יעדים לטווח קצר ותכנון לטווח ארוך.

היעדים צריכים להיות ריאליים ולצורך כך הביצועים של המתחרים הם המפתח לקביעתם. לדוגמא למתחרה הטוב ביותר לעסק יש רווח גולמי של 30%, אי לכך לא יהיה ריאלי לקבוע יעד של רווח גולמי בשיעור 40%. דוגמא נוספת לגבי הוצאות התפעול. אם שיעורם הוא 6% מהמכירות אצל המתחרים, לא יהיה ריאלי לקבוע הוצאות מכירה בשיעור של 4% מהמכירות.

כיצד מתבצע תהליך ההבראה ?

תהליך ההבראה של עסק מורכב משלושה שלבים :

1. ניתוח ביצועי העסק במצב הקיים ואיתור הגורמים שהביאו את העסק למשבר שבו הוא נמצא כיום.
2. איתור פתרונות ליציאה מהמשבר ויישומם.
3. איתור מקורות מימון שיאפשרו את המשך פעילותו של העסק בטווח הקצר, עד אשר תהליך ההבראה יתחיל להניב תוצאות.

תהליך ההבראה יכול להמשך שנה ואף יותר, תלוי בסוג המשבר שנקלע אליו העסק ומורכבותו.

חשוב לציין שקיימים אילוצי זמן בביצוע תכנית ההבראה ולכן המנהל האחראי על התוכנית צריך לשאול את עצמו כמה זמן יש לו לביצוע התוכנית לפני ההגעה לנקודת האל חזור דהיינו קריסת העסק ? התשובה היא בד"כ שאין הרבה זמן. ניתן לחלק את לו"ז תכנית ההבראה לשני שלבים :

שלב א' – להביא את העסק לרווחיות ותזרים מזומנים חיובי.

שלב ב' – להביא את העסק לביצועים טובים יותר מהמתחרים.

בד"כ פרק הזמן הקיים לרשות העסק לביצוע שלב א' הוא לא יותר משנה שבה צריך לעשות את השינויים הדראסטיים בעסק. מצד שני יש להראות שינויים מוחשיים לטובה תוך 3 חודשים. אי לכך תהליך ההבראה צריך עבודה אינטנסיבית, ביצוע מהלכים זריז, שיתוף פעולה ומחויבות מצד כל השותפים לו.

מה כוללת תכנית ההבראה ?

1. תקציר מנהלים,
2. ניתוח המצב הקיים ואיתור הגורמים למשבר,
3. פירוט המהלכים והפעולות שהוחלט לנקוט בהם לאור הניתוח שנעשה תוך קביעת יעדים
4. תכנית עבודה : לוח הזמנים ליישום תכנית ההבראה. תכנית הבראה יכולה להמשך מעל לשנה תלוי במידת הקושי של התוכנית. תכנית העבודה צריכה לכלול כל הפעולות הנדרשות בפורמט של רשימת תיוג (צ'קליסט) כולל תאריכי יעד להשלמת כל מהלך. דבר זה יאפשר להנהלה לייצר גישה מובנית לתהליך ההבראה. חשוב מאד שתוכנית העבודה תהיה קצרה אולם כוללת לרבות כותרות, סדר הפעולות כולל ציון למצב הקיים ולאן ברצוננו להגיע – יעדים.

מסמך זה יהיה המקור לכל הפעולות שיעשו בתהליך ההבראה ואם משתמשים בו נכון יהיה בשימוש כל תקופת ההבראה.